Koncepcja archiwum elektronicznego
na bazie programu HyperDoc 3.7

Zalety archiwum elektronicznego

Archiwum elektroniczne daje wiele korzyści w porównaniu z tradycyjną metodą przechowywania planów
i dokumentów papierowych:

  • bezpieczeństwo dokumentu: dzięki kopiom bezpieczeństwa nie grozi bezpowrotna utrata dokumentu

  • szybkość wyszukiwania pojedynczego dokumentu lub grupy dokumentów spełniających określone kryteria

  • łatwość dostępu : z dokumentu może korzystać jednocześnie wiele osób.

  • prostota powielania całości lub interesującego fragmentu dokumentu.

  • obniżenie kosztów przechowywania dokumentów

Struktura archiwum


   HyperDoc umożliwia zdefiniowanie hierarchicznej struktury organizacyjnej archiwum oraz typów przechowywanych dokumentów zgodnie z wymaganiami użytkownika. W archiwum mogą być przechowywane dokumenty skanowane (plany, rysunki, pisma, faksy), rysunki wektorowe (w formacie DWG, DXF) oraz inne dokumenty przechowywane w postaci elektronicznej.

Rejestracja dokumentów

HyperDoc oferuje funkcje do sprawnej rejestracji dużej liczby dokumentów. Jest to znaczne ułatwienie na etapie przenoszenia dokumentów papierów do archiwum elektronicznego oraz do ich poprawnej rejestracji. Dokumenty skanowane często wymagają korekty usterek wynikających z jakości materiału źródłowego
i niedoskonałości procesu skanowania. HyperDoc jest zintegrowany z programami CADRaster i SuperEdit, które służą do zaawansowanej edycji dokumentów skanowanych.

Wyszukiwanie

Kluczową funkcjonalnością archiwum jest łatwe wyszukiwanie dokumentów. HyperDoc oferuje różne sposoby wyszukiwania dokumentów:

  • nawigację w hierarchicznej strukturze achiwum

  • hypernawigację po połączonych graficznie dokumentach

  • wyszukiwanie według atrybutów

Oprócz wyświetlania listy znalezionych dokumentów HyperDoc generuje raporty w formacie MS Word,
MS Excel lub HTML

Modyfikacja dokumentów :

zdarza się, że dokumenty przechowywane w archiwum podlegają modyfikacji, np. plan piętra budynku powinien być zaktualizowany po remoncie. HyperDoc umożliwia eksport dokumentu z archiwum do edycji, a następnie rejestrację nowej wersji treści dokumentu. Wersje pozwalają na przechowywanie treści dokumentu przed zmianami oraz kontrolowanie kto i kiedy dokonał zmian.

Drukowanie

HyperDoc pozwala na definiowanie wzorca wydruku dla dokumentów skanowanych i rysunków wektorowych. Można drukować cały dokument lub jego wybrany fragment na dowolnej drukarce dołączonej do systemu Windows. Wraz z treścią dokumentu można umieścić standardową ramkę zawierającą dane opisowe oraz informacje z bazy danych związane z drukowanym dokumentem.
Powrót do menu
Copyright © 2006-2012 Ryszard Kaczmarek